Bagian Administrasi; Supporting Unit untuk Seluruh Fungsi dan Atase KBRI
Pada Selasa (13/4/2021), kami melaksanakan program kunjungan ke bagian Bendaharawan dan Penata Kerumahtanggaan Perwakilan (BPKRT) Administrasi KBRI Kairo. Ibu Enita Roseana Sari selaku salah satu staf di bagian tersebut turut menyempatkan waktunya untuk menyambut dan bercengkrama dengan kami.
Bu Enita pun menjelaskan bahwasanya BPKRT merupakan Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau yang sekarang dikenal sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) yang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan khusus sebagai bendaharawan dan penata kerumahtanggaan perwakilan dengan status sebagai staf non diplomatik.
Secara garis besar, Bagian Administrasi KBRI Kairo ini bertugas sebagai supporting unit di KBRI, yang mana semua kegiatan dan aktifitas dari Fungsi serta Atase di KBRI Kairo akan selalu berkesinambungan dan bersinggungan dengan tugas pokok Bagian Administrasi dalam pergerakannya. Oleh karena itu, staf BPKRT biasa disebut juga sebagai staf KBRI non diplomatik.
Baca Juga:
Adapun beberapa contoh dari bentuk support yang diberikan oleh Bagian Administrasi kepada segenap Fungsi dan Atase yang ada di KBRI Kairo di antaranya adalah;
1. Menyediakan alat tulis kantor untuk setiap Fungsi dan Bagian yang membutuhkan.
2. Menyediakan mobil beserta driver-nya untuk keperluan transportasi dan mobilisasi segenap staf KBRI Kairo dalam mengemban tugasnya masing-masing.
3. Mengkoordinir pengadaan inventaris maupun sistem pendukung yang dibutuhkan oleh setiap Fungsi dan Bagian yang ada di KBRI Kairo, seperti halnya komputer, printer, jaringan internet dan juga domain (website).
4. Mengkoordinir pengelolaan dan pemeliharaan gedung, termasuk dalam hal sistem irigasi air dan saluran listrik.
Bu Enita lantas menjelaskan bahwasanya di KBRI Kairo sendiri, terdapat 2 staf utama untuk bagian BPKRT. Ibu Adinda Asti Gita selaku BPKRT bagian keuangan dan Ibu Enita Roseana Sari selaku BPKRT bagian administrasi. Adapun tugas pokok dari BPKRT ini mencakup 3 ranah penugasan, yaitu; 1. Kepegawaian 2. Inventarisasi 3. Keuangan dan surat-menyurat. Bu Enita lantas menjelaskan secara terperinci ketiga ranah penugasan tersebut.
Di bagian kepegawaian, beberapa rincian tugas yang diembankan di antaranya adalah:
1. Mengatur detail dan rincian penugasan Home Staff serta Local Staff yang ada di KBRI Kairo.
2. Mengkoordinir rekrutmen baru untuk bagian Local Staff dan honorer.
3. Mengajukan usulan untuk penempatan Home Staff kepada pihak Kementerian Luar Negeri Indonesia.
4. Mengkoordinir dan mengkondisikan KBRI Kairo di saat terjadi mutasi staf.
5. Mengatur penjadwalan masuk kantor dan absensi para staf KBRI Kairo.
Adapun beberapa rincian tugas di bagian inventarisasi di antaranya adalah:
1. Pemeliharaan dan peremajaan seluruh inventaris yang dimiliki oleh KBRI Kairo.
2. Melakukan pengadaan inventaris baru untuk KBRI Kairo secara global sesuai kebutuhan.
3. Mengkoordinir pengadaan dan penggunaan inventaris yang dimiliki oleh masing-masing Fungsi dan Divisi yang ada di KBRI Kairo.
Sedangka untuk bagian keuangan, rincian tugasnya adalah sebagai berikut:
1. Mengatur sirkulasi keuangan KBRI Kairo secara global.
2. Mengkoordinir pengajuan dana yang dibutuhkan oleh KBRI Kairo secara umum kepada Kementerian Keuangan Republik Indonesia.
3. Mengkoordinir laporan sirkulasi keuangan KBRI Kairo kepada Badan Pengawas Keuangan (BPK).
Bu Enita juga turut menjelaskan bahwasanya dalam struktur penugasan di KBRI Kairo, terdapat posisi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang bekerja sama dengan BPKRT dalam proses pengambilan keputusan dan kebijakan KBRI Kairo hingga proses pengeksekusian keputusan dan kebijakan tersebut di suatu sektor dan ranah yang ditargetkan.
Jadi secara terperinci, PPK bertugas untuk memutuskan kebijakan yang akan diambil oleh KBRI. Sementara BPKRT bertuagas sebagai bagian yang mengeksekusi keputusan tersebut.
PPK sendiri berisikan para staf yang menjabat sebagai kepala bidang dan atase dari masing-masing bagian yang dikoordinasikan dan dikepalainya. Sebagai tindak lanjutnya, BPKRT lantas mengadakan perkumpulan secara berkala dengan para PPK dari setiap bagian.
Perkumpulan bertujuan agar nantinya keputusan yang diambil oleh para PPK tersebut dapat dieksekusi dengan tepat oleh BPKRT, khususnya dalam hal keuangan dan inventarisasi. Salah satu contohnya adalah kebijakan dalam hal pergeseran rencana pengalokasian anggaran maupun pengalihfungsian kegiatan utama yang akan dilaksanakan oleh para staf KBRI Kairo.
Pencairan dana yang telah diajukan dari draf proposal setiap Fungsi KBRI ke Bagian Administrasi baru bisa dilakukan setelah mendapat persetujuan dari PPK setiap bagian. Adapun durasi penganggaran biaya yang akan dikeluarkan oleh KBRI kepada pemerintah pusat ini dapat memakan waktu hingga 2 tahun.
Sedangkan untuk pengajuan Anggaran Biaya Tambahan (ABT), terkadang memakan waktu sekitar 6 bulan. Sembari menunggu persetujuan untuk pencairan dana ABT, KBRI Kairo dapat melakukan pergeseran rencana pengalokasian anggaran dengan persetujuan Kementerian Luar Negeri dan Keuangan Pemerintah Pusat Republik Indonesia.
Reporter: Rizqi M. Moi
Editor: Nur Taufiq
Postingan Terkait
